Verwendungsnachweis
In den Kategorien 1 bis 5, wenn z. B. Projekte ganz oder teilweise ausgefallen sind aus Gründen, die der Träger zu vertreten hat (krankheitsbedingte Ausfälle von Personal, fehlende Räume usw.). In den Kategorien 6 bis 8 wird im Rahmen der Verwendungsnachweisprüfung geprüft, ob die Ausgaben zuwendungsfähig sind. Nicht zuwendungsfähige Ausgaben werden zurückgefordert.
Es müssen alle Originalbelege, die im Zusammenhang mit dem Projekt stehen, für fünf Jahre nach Vorlage des Verwendungsnachweises aufbewahrt werden: unterschriebene Teilnehmendenlisten, Honorarverträge, Rechnungen, Personaljournal, Kontoauszüge, Bons usw.
Der Träger bestätigt im Verwendungsnachweis, dass er die Gelder vollständig zur Durchführung des Projektes verausgabt hat. Nicht verausgabte Restmittel sind zurückzuzahlen.
Die Festbeträge sind so berechnet, dass sie die erforderlichen Ausgaben des beantragten Projektes finanziell abdecken. Sie sollen nicht zur Finanzierung anderer Ausgaben des Trägers dienen. Um dies abzusichern, sind die Ausgabenbelege für eine etwaige Tiefenprüfung vorzuhalten. Die Festbeträge sind so berechnet, dass sie die erforderlichen Ausgaben des beantragten Projektes finanziell abdecken. Sie sollen nicht zur Finanzierung anderer Ausgaben des Trägers dienen. Um dies abzusichern, sind die Ausgabenbelege für eine etwaige Tiefenprüfung vorzuhalten. Sollten die tatsächlichen projektbezogenen Ausgaben wider Erwarten doch geringer ausfallen, ist der Restbetrag zurückzuzahlen.
Das hängt von der Förderkategorie ab. Es sind die vorgegebenen Vorlagen zu verwenden. Allgemein lässt sich sagen, dass der Sachbericht für ein eintägiges Projekt entsprechend kurz ist und der Detailgrad je nach Länge des Projekts und Höhe der Bewilligung größer wird.